Terug naar overzicht

Correcties van het huishoudelijk reglement

 tww januari 2011
Door: Ernst de Moor

Het huishoudelijk reglement bestaat al sinds de oprichting. Vorig jaar tijdens de ALV is gebleken dat daar in de loop van de tijd toch wat onduidelijkheden in geslopen zijn, daarom kreeg het bestuur het verzoek het huishoudelijk reglement nog eens goed tegen het licht te houden.

Verder zijn er een aantal wijzigingen geweest op het gebied van regels en wetten, en is in de ruim vijftien jaar dat 't Wort Wat nu bestaat de wereld om ons heen veranderd. Denk bijvoorbeeld aan internet, dat in 1994 nog nauwelijks bestond.

Het onderzoek dat we naar aanleiding van dit verzoek hebben gedaan, met dank aan Rob Dijkhuizen, heeft geresulteerd in het onderstaande voorstel, dat tijdens de komende ALV gestemd zal worden.

Voorstel tot aanpassingen HR, d.d. 10-11-2010

Onderstaand voorstel behandelt de voorgestelde wijzigingen in volgorde van artikel-nummer. Vrijwel alle wijzigingen zijn correcties en herformuleringen, inhoudelijk verandert er dus niets. Waar ook een inhoudelijke wijziging is staat dat in de motivatie vermeld.


Aanpassing van artikel 1:

In artikel 1 staat nu:
1. Aanmelding ter verkrijging van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden bij de secretaris door middel van inzending van de daarvoor bestemde inschrijfformulieren.
2. Het lidmaatschap geldt voor een verenigingsjaar met stilzwijgende verlenging van telkens een jaar.
3. Het verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar.
4. Opzegging van het lidmaatschap dient uiterlijk 2 maanden voor het nieuwe verenigingsjaar schriftelijk bij de secretaris te geschieden (m.a.w. vóór 1 november).

Dit wordt gewijzigd als volgt:
1. Aanmelding ter verkrijging van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden bij de secretaris, of via het inschrijfformulier op de website van www.twortwat.nl.
2. Het lidmaatschap geldt voor een onbepaalde tijd.
3.  Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk of per e-mail bij de secretaris te geschieden. De opzegging geldt met ingang van het eerstvolgende kwartaal.
4. Het verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar.
5. Bij tussentijdse beëindiging van het lidmaatschap, worden de betaalde contributies niet gerestitueerd.

Motivatie: Het artikel spreekt nu over "stilzwijgende verlenging van een jaar". Er is echter een wetswijziging in de maak waarbij deze benaderingswijze niet meer is toegestaan. Wel mag "voor onbepaalde tijd", met een opzegtermijn.
De tekst van het HR is aangepast op deze wetswijziging, zonder inhoudelijk te veranderen. Wel is de tekst gemoderniseerd, in overeenstemming met het internetgebruik.

Nieuw artikel 12.7:

12.7 : De penningmeester is tekenbevoegd tot een bedrag van € 2.000 per transactie. Voor bedragen van € 2.000 en hoger dient de voorzitter of secretaris der vereniging mede te ondertekenen

Motivatie: Nu ontbreekt enige vermelding van tekenbevoegdheid. Hoewel we al onze penningmeesters altijd vertrouwd hebben, kan het geen kwaad hier toch een beperking in te stellen.


Wijziging van Artikel 14 lid 3:

De tekst
Het bestuur stelt als leider van een commissie een coördinator aan.

wordt vervangen door:
Het bestuur stelt voor elke commissie een coördinator aan.

Motivatie: De tekst is nu omslachtig, omdat er sprake is van de woorden leider en coördinator. De verkorte tekst is helderder.


Wijziging van Artikel 19 lid 1:

De tekst
Inspanningen voor de vereniging worden op vrijwillige basis verricht en komen niet in aanmerking voor een vergoeding. Wel mogen kosten van materialen worden gedeclareerd.

wordt:
Inspanningen voor de vereniging worden op vrijwillige basis verricht en komen niet in aanmerking voor vergoeding. Werkelijk gemaakte kosten mogen na voorafgaande toestemming van het bestuur worden gedeclareerd.

Motivatie: Deze bewoording klopt beter met de werkelijke gang van zaken, en geeft meer speelruimte bij declaraties. Niet alleen materialen, maar ook andersoortige kosten mogen worden gedeclareerd na overleg met het bestuur.


Wijziging artikel 20:

De tekst
Het kernbestuur schrijft minstens één maal per jaar een Algemene Leden Vergadering uit. Deze vergadering dient, conform het gestelde in artikel 11 lid 1 van de statuten, voor 1 april plaats te vinden.

wordt vervangen door:
Het kernbestuur schrijft minstens één maal per jaar een Algemene Leden Vergadering uit, conform het gestelde in artikel 11 lid 1 van de statuten.

Motivatie: het wordt als verwarrend ervaren dat er verschillende termijnen staan in statuten en HR. Daarom is het beter de termijn van de statuten aan te houden, en die van het HR te laten vervallen.

Correctie in artikel 21 lid 1.e

De tekst
het verslag van de commissie als bedoeld in art. 12 lid 3 van de statuten

wordt vervangen door:
het verslag van de commissie als bedoeld in art. 11 lid 2 van de statuten

Motivatie: De enige commissie die hier bedoeld kan worden, is de kascommissie. Artikel 12 lid 3 van de statuten rept echter in het geheel niet over een commissie. De kascommissie staat beschreven in artikel 11 lid 2.

Correctie in artikel 24 lid 2

De tekst:
Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement dienen tenminste veertien dagen voor de Algemene Leden Vergadering ter kennis van de leden worden gebracht, e.e.a. conform art. 20 lid 2 van de statuten.

Wordt:
Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement dienen ten minste veertien dagen voor de Algemene Leden Vergadering ter kennis van de leden worden gebracht, e.e.a. conform art. 20 lid 3 van de statuten.

Motivatie:De oorspronkelijke verwijzing klopt niet, en werkt verwarring in de hand. Volgens het bestuur dient artikel 20 lid 2 van de statuten gelezen te worden als een verzoek om een HR wijziging vanuit de leden (Algmene Leden Vergadering), in plaats van op voorstel van het bestuur. Het woordje "verzocht" suggereert deze interpretatie. Zie daarom ook de toevoeging van HR artikel 24 lid 3 (hieronder beschreven).Wij denken dat ook hier de verwijzing per ongeluk foutief is weergegeven, dat deze bedoeld was als artikel 20 lid 3, waar staat dat het HR niet in strijd mag zijn met de statuten of met de Nederlandse wet.

Nieuw artikel 24 lid 3

Indien minimaal een derde van de leden een wijzigingsvoorstel van het huishoudelijk reglement indient bij het bestuur, een en ander conform artikel 20 van de statuten, is het bestuur verplicht dit ter stemming te brengen op de eerstvolgende algemene ledenvergadering.

Motivatie: Dit verduidelijkt artikel 20 lid 2 van de statuten, en maakt het bovendien dwingender. De tekst van de statuten is door het woordje "kan" nogal vrijblijvend opgesteld.

Na aanpassingen en goedkeuring wordt het huishoudelijk reglement dan als volgt:

 

Huishoudelijk Reglement

vastgesteld op 4 maart 2011
 
Lidmaatschap
Artikel 1
1. Aanmelding ter verkrijging van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden bij de secretaris, of via het inschrijfformulier op de website van www.twortwat.nl.
2. Het lidmaatschap geldt voor een onbepaalde tijd.
3.

Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk of per e-mail bij de secretaris te geschieden. De opzegging geldt met ingang van het eerstvolgende kwartaal.
4. Het verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar.
5. Bij tussentijdse be=EBindiging van het lidmaatschap, worden de betaalde contributies niet gerestitueerd.
Artikel 2
1. Leden hebben het recht algemene vergaderingen van de vereniging en alle door de vereniging georganiseerde samenkomsten en activiteiten bij te wonen.
2. Het bestuur heeft het recht als voorwaarde voor toegang tot samenkomsten en activiteiten een toegangsprijs te heffen.
3. Voor toegang tot de algemene vergadering mag geen toegangsprijs geheven worden.
Artikel 3
1. Leden hebben het recht op alle bijeenkomsten van de vereniging, de Algemene Leden Vergadering uitgezonderd, introduc=E9s mee te nemen, tenzij het bestuur anders beslist.
2. Deze introduc=E9s wordt toegang verleend op door het bestuur te stellen voorwaarden.
Artikel 4
1. Ereleden worden vrijgesteld van het betalen van contributie.
 
Bestuur
Artikel 5
1. Het bestuur, zoals genoemd in artikel 9 van de statuten, bestaat uit minimaal 3 personen.
2. Het totaal aantal bestuurders wordt vastgesteld door de Algemene Leden Vergadering.
3. Het bestuur regelt het waarneemschap van elk van de bestuursleden.
Artikel 6
1. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het kernbestuur.
2. Het kernbestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken.
Artikel 7
1. Het bestuur vergadert naar behoefte, doch minimaal 1 maal per 3 maanden.
Artikel 8
1. De bestuursleden worden gekozen voor een periode van twee jaar en zijn daarna herkiesbaar.
2. De Algemene Leden Vergadering (her)kiest de (nieuwe) leden van het bestuur na afloop van het zittingstermijn.
3. Het bestuur kan hiervoor een voorstel indienen bij de Algemene Leden Vergadering.
4. De aftreding van de bestuursleden geschiedt na afloop van de Algemene Leden Vergadering waarin de nieuwe bestuursleden zijn gekozen. De nieuwe bestuursleden treden dan in functie.
5. Bij een tussentijdse vacature wordt door het bestuur een waarnemend bestuurslid aangesteld welke in functie blijft tot aan de eerstvolgende Algemene Leden Vergadering.
Artikel 9
1. Het bestuur draagt zorg voor de nakoming van de bepalingen in de statuten en het huishoudelijk reglement en van de besluiten genomen in de Algemene Leden Vergadering.
 
Bestuurstaken
Artikel 10
1. De voorzitter staat aan het hoofd van de vereniging. Hij leidt alle bestuurs-en de algemene vergaderingen, vertegenwoordigt de vereniging zoveel waar dat wenselijk is en co=F6rdineert de werkzaamheden van het (kern)bestuur.
2. Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de vice-voorzitter het voorzitterschap waar. De vice-voorzitter wordt door de overige bestuursleden gekozen. Bij afwezigheid van de vice-voorzitter wijzen de overige bestuursleden =E9=E9n van de aanwezigen aan om de vergadering te leiden.
Artikel 11
1. De secretaris is belast met de zorg voor:
- het bijhouden van de ledenadministratie en het verstrekken van gegevens daaruit;
- de behandeling van inkomende en uitgaande stukken;
- de voorbereiding van de bestuurs- en ledenvergaderingen;
- het samen met de voorzitter opstellen van de agenda;
- de notulen c.q. verslagen van de vergaderingen;
- bijhouden van het archief.
2. De secretaris stelt aan het einde van ieder verenigingsjaar een jaarverslag op, waarin gegevens zijn opgenomen over:
- de samenstelling van het bestuur;
- het verloop van de leden;
- de activiteiten van de vereniging;
- de gehouden bijeenkomsten.
Tevens wordt in dit verslag melding gemaakt van de plannen en de initiatieven, welke voor het nieuwe verenigingsjaar bestaan.
3.
De secretaris, of degene die krachtens aanwijzing van het bestuur optreedt als plaatsvervangend secretaris, tekent de uitgaande brieven namens het bestuur, voorzover daartoe machtiging is verstrekt.
Bij belangrijke principi=EBle zaken, tekenen de voorzitter en de secretaris gezamenlijk. Stukken, waarvan de tekst door het bestuur is vastgesteld, worden eveneens mede door de voorzitter of diens plaatsvervanger getekend.
4. Het bestuur bepaalt het waarneemschap van de secretaris.
Artikel 12
1. De penningmeester is belast met het beheer van de financi=EBn van de vereniging. Hij draagt zorg voor een tijdig en effici=EBnte inning van de aan de vereniging verschuldigde contributie en andere bedragen en tot regelmatige afdoening van hetgeen de vereniging aan derden verschuldigd is.
2. Zo vaak als wenselijk wordt geacht geeft de penningmeester het bestuur een overzicht van de financi=EBle toestand van de vereniging.
3. De penningmeester doet onverwijld mededeling aan het bestuur van feiten en omstandigheden die de financi=EBle toestand van de vereniging ongunstig be=EFnvloeden of waardoor hij in de uitoefening van zijn functie wordt bemoeilijkt.
4. De penningmeester legt jaarlijks rekening en verantwoording af aan de Algemene Leden Vergadering onder overlegging van de rekening van baten en lasten en de staat van bezittingen, vorderingen en schulden op de laatste dag van het boekjaar.
5. De penningmeester dient jaarlijks een voorlopige begroting van inkomsten en uitgaven voor het komende boekjaar, bij de Algemene Leden Vergadering in.
6. Het bestuur bepaalt het waarneemschap van de penningmeester.
7. De penningmeester is tekenbevoegd tot een bedrag van =80 2.000 per transactie. Voor bedragen van =80 2.000 en hoger dient de voorzitter of secretaris der vereniging mede te ondertekenen.
Artikel 13
1. Het bestuur voegt bij de jaarlijkse rekening en verantwoording een voorstel tot bestemming van het voordelige saldo, dan wel tot voorziening in het nadelige saldo.
 
Commissies
Artikel 14
1. Het bestuur kan =E9=E9n of meer commissies instellen.
2. Het bestuur stelt voor elke commissie een globale taakomschrijving vast.
3. Het bestuur stelt voor elke commissie een co=F6rdinator aan.
4. De commissies vergaderen zo vaak als wenselijk wordt geacht.
Artikel 15
1. De co=F6rdinatoren zijn verantwoordelijk voor het zo goed mogelijk uitvoering geven aan het door het bestuur vastgestelde takenpakket. Zij doen dit ondermeer d.m.v.:
- de organisatie van activiteiten;
- terugmelding van activiteiten aan het bestuur;
- aanleveren van informatie aan de secretaris voor het verslag en overzichten van nieuwe activiteiten;
- aanleveren van periodieke financi=EBle informatie aan de penningmeester;
- aanleveren van informatie t.b.v. het financi=EBle jaarverslag en voor de begroting van het komend jaar.
 
Geldmiddelen
Artikel 16
1. De geldmiddelen bestaan uit:
- de jaarlijkse bijdragen (contributies) van de leden en donateurs;
- alle verdere bijdragen en donaties van derden;
- de opbrengsten van advertenties;
- de resultaten van de commissies.
Artikel 17
1. Het financieel jaarverslag, opgemaakt door de penningmeester, wordt gecontroleerd door een commissie van 2 personen die door Algemene Leden vergadering wordt benoemd.
2. De Algemene Leden Vergadering verleent goedkeuring, mede op basis van rapportage van de commissie.
Artikel 18
1. De hoogte van de contributie voor het volgende verenigingsjaar wordt vastgesteld in de Algemene Leden Vergadering.
2. De contributie dient uiterlijk op 1 februari te zijn voldaan.
3. Bij het in gebreke blijven van de contributiebetaling wordt het lidmaatschap van de betrokkene door het bestuur be=EBindigd.
4. Bij tussentijdse aanmelding voor het lidmaatschap wordt de contributie geheven naar rato en per kwartaal.
 
Vergoedingen
Artikel 19
1.

Inspanningen voor de vereniging worden op vrijwillige basis verricht en komen niet in aanmerking voor vergoeding. Werkelijk gemaakte kosten mogen na voorafgaande toestemming van het bestuur worden gedeclareerd.
2. Sommige activiteiten komen in aanmerking voor een door het bestuur te beslissen vergoeding.
 
Algemene Leden Vergadering
Artikel 20
1. Het kernbestuur schrijft minstens =E9=E9n maal per jaar een Algemene Leden Vergadering uit, conform het gestelde in artikel 11 lid 1 van de statuten.
Artikel 21
1. In de jaarlijks te houden algemene vergadering worden , naast andere zaken welke aandacht vragen, onder andere aan de orde gesteld:
a. verslag c.q. de notulen van de vorige algemene vergadering
b. de ingekomen stukken
c. het jaarverslag van de secretaris
d. het jaarverslag van de penningmeester
e. het verslag van de commissie als bedoeld in art. 11 lid 2 van de statuten
f. de begroting van de inkomsten en uitgaven voor het komende verenigingsjaar, daarbij inbegrepen een voorstel tot vaststelling van de contributie voor het volgende verenigingsjaar
g. de voorziening in vacatures in het bestuur
 
Publicaties
Artikel 22
1. De uitgave en verspreiding van het verenigingsblad geschiedt onder verantwoordelijkheid van de redactiecommissie.
2. De secretaris houdt toezicht op de vorm en inhoud van overige uitgaande publicaties en geschriften.
Artikel 23
1. Publicaties, ter aankondiging van activiteiten en evenementen die door de vereniging worden georganiseerd of gesponsord, dienen voorzien te worden van de naam en/of logo van de vereniging.
 
Wijziging Huishoudelijk Reglement
Artikel 24
1.
Wijzigingen in het huishoudelijk reglement mogen slechts in een Algemene Leden Vergadering in stemming worden gebracht.
Een beslissing over wijziging in het huishoudelijk reglement vereist een meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
2. Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement dienen ten minste veertien dagen voor de Algemene Leden Vergadering ter kennis van de leden worden gebracht, e.e.a. conform art. 20 lid 3 van de statuten.
3. Indien minimaal een derde van de leden een wijzigingsvoorstel van het huishoudelijk reglement indient bij het bestuur, een en ander conform artikel 20, is het bestuur verplicht dit ter stemming te brengen op de eerstvolgende algemene ledenvergadering.
 
Onvoorziene gevallen
Artikel 25
1. In alle gevallen, welke in de statuten of het huishoudelijk reglement niet zijn voorzien, beslist het bestuur.


Het bestuur hoopt dat jullie in kunnen stemmen met deze wijzigingen. Op de ALV van 4 maart 2011 zullen deze wijzigingen ter stemming worden gebracht.

Met vriendelijke groeten,

Het bestuur.

Terug naar overzicht